e-Doręczenia dla przedsiębiorców

Czym są e-Doręczenia

e-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Docelowo usługa e-Doręczeń zastąpi tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, a także korespondencję przez ePUAP.

Zakładając adres do e-Doręczeń dla swojej firmy tym samym wskazujesz ten adres jako adres do korespondencji urzędowej. Wpisanie adresu do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych oznacza, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję twojej firmie wyłącznie elektronicznie.

Firmy zarejestrowane w CEIDG oraz w KRS, które założyły adres do e-Doręczeń u publicznego dostawcy, korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.

Kto i Kiedy musi mieć adres do e-Doręczeń

Skrzynkę do e-Doręczeń muszą mieć:

• przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG
• przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS.

Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:

• firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, zakładają skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
• firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
• firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.

Kto może założyć skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl

Wniosek o utworzenie adresu i skrzynki do e-Doręczeń przez Biznes.gov.pl składają tylko firmy.

Skorzystaj z e-usługi na Biznes.gov.pl, jeśli chcesz utworzyć adres do e-Doręczeń dla:

• przedsiębiorcy zarejestrowanego w CEIDG
• spółki jawnej
• spółki komandytowej
• spółki komandytowo-akcyjnej
• spółki partnerskiej
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
• spółki akcyjnej
• prostej spółki akcyjnej
• spółki europejskiej
• spółdzielni
• spółdzielni europejskiej
• samorządu zawodowego podmiotów gospodarczych
• towarzystwa reasekuracji wzajemnej
• towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych
• europejskiego zgrupowania interesów gospodarczych
• głównego oddziału zagranicznego zakładu reasekuracji
• głównego oddziału zagranicznego zakładu ubezpieczeń
• innej osoby prawnej wykonującej działalność gospodarczą, wpisanej do rejestru przedsiębiorców
• oddziału zagranicznego przedsiębiorcy.

Jak założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl

Twoja firma może korzystać z darmowej usługi e-Doręczeń u publicznego dostawcy, za pośrednictwem Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.

Jeśli chcesz korzystać z e-Doręczeń przez Biznes.gov.pl złóż wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń.

Wniosek możesz złożyć:

• przez e-usługę na Biznes.gov.pl
• we wniosku o wpis do CEIDG albo do KRS – jeśli rejestrujesz firmę
• we wniosku o zmianę wpisu w CEIDG albo KRS, jeśli zarejestrowałeś firmę przed 1 stycznia 2025 roku.

Uwaga! Wniosek przez Biznes.gov.pl mogą złożyć wyłącznie przedsiębiorcy prywatni. Podmioty publiczne i przedstawiciele zawodów zaufania publicznego wnioskują o utworzenie adresu do e-Doręczeń za pośrednictwem e-usługi udostępnionej na stronie gov.pl.

Co zrobić krok po kroku

1. Przygotuj wniosek w e-usłudze na Biznes.gov.pl

Wniosek możesz złożyć tylko elektronicznie. Wystarczy, że klikniesz przycisk „Załatw online” na tej stronie, zalogujesz się do Biznes.gov.pl i skorzystasz z elektronicznego kreatora wniosku. Jeśli to twoje pierwsze logowanie, system przeprowadzi cię przez proces zakładania konta.

Po załogowaniu mozesz przejść pod linkeim: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou709

Wypełniając kreator zaznacz opcje, które cię dotyczą i wpisz wymagane dane, a system wygeneruje wniosek. Dla firm które robią po raz pierwszy trzeba wybrać Utworzenie adresu u publicznego dostawcy usługi

Jeśli zależy ci na szybkim załatwieniu sprawy, przed zalogowaniem przygotuj dane przedsiębiorcy, który będzie właścicielem adresu do e-Doręczeń: 

• nazwę (w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG nazwa musi obejmować imię i nazwisko)
• numer REGON, jeżeli został nadany
• numer NIP, jeżeli został nadany, lub informację o jego unieważnieniu lub uchyleniu
• adres do korespondencji
• dla przedsiębiorców wpisanych do KRS – numer KRS, jeżeli został nadany
• dla przedsiębiorców wpisanych do KRS – oznaczenie formy prawnej
• dla przedsiębiorców wpisanych do KRS – siedzibę i adres
• dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG – numer PESEL, a jeżeli nie został nadany, Identyfikator Europejski
• dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG – adres e-mail, na który zostanie przesłana informacja o utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych i jak aktywować skrzynkę
• imię i nazwisko administratora skrzynki do e-Doręczeń, jego adres e-mail oraz numer PESEL, a jeżeli PESEL nie został nadany, Identyfikator Europejski (przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG dotyczy to tylko jeśli wyznacza administratora).

Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w twoim imieniu. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.

2. Podpisz i wyślij wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń

Po przejściu przez kreator i wypelnieniu wszystkich danych znajdziesz się na stronie podpisywania dokumentu.

Aby podpisać wniosek możesz wykorzystać:

• profil zaufany
• podpis kwalifikowany
• podpis osobisty
• pieczęć elektroniczną.

Jeśli wniosek ma podpisać kilka osób, wybierz przycisk „Wiele podpisów”. Pobierz dokument, zapisz na komputerze, a następnie przekaż osobie, która ma go podpisać. Po zebraniu wszystkich podpisów wróć na Konto Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl. W zakładce Powiadomienia znajdziesz link do niepodpisanego dokumentu.

3. Urząd sprawdzi wniosek merytorycznie i formalnie

Jeśli wniosek będzie zawierał nieprawidłowe dane albo nie będzie spełniał innych wymagań, urząd wezwie cię do usunięcia braków w terminie 7 dni. Jeśli braki nie zostaną usunięte, wniosek pozostanie bez rozpoznania.

4. Minister Cyfryzacji utworzy adres i skrzynkę do e-Doręczeń

O tym, że adres i skrzynka zostały utworzone dowiesz się z wiadomości e-mail przesłanej przez zespół e-Doręczeń. W wiadomości będzie instrukcja jak aktywować adres. 

Ważne! Wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana na adres e-mail podany w tym celu we wniosku. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG i nie wyznaczyłeś administratora skrzynki, zadbaj o to żeby we wniosku znalazł się twój adres e-mail, który regularnie sprawdzasz. W przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS, którzy muszą wyznaczyć administratora skrzynki, wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana na adres e-mail administratora.

5. Aktywuj skrzynkę i adres do e-Doręczeń

Żeby adres do e-Doręczeń twojej firmy stał się widoczny w bazie adresów elektronicznych, a skrzynka zaczęła działać, potrzebna jest ich aktywacja. Szczegółowe informacje jak to zrobić będą w wiadomości e-mail do administratora skrzynki lub do przedsiębiorcy, który jest właścicielem adresu i nie wyznaczył administratora.

Ważne! Po otrzymaniu wiadomości aktywacyjnej zaloguj się do Konta Przedsiębiorcy. Logowanie jest możliwe przy użyciu profilu zaufanego lub e-dowodu. Przy pierwszym logowaniu system poprosi cię o podanie adresu e-mail, na który będą przychodziły powiadomienia z Biznes.gov.pl.

Po aktywacji adresu, uzyskasz dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń dla swojej firmy. Skrzynka w Koncie Przedsiębiorcy umożliwi ci wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do BAE.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w twoim imieniu. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.

6. Minister Cyfryzacji wpisze adres do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych

Na aktywowany adres do e-Doręczeń przyjdzie wiadomość o jego wpisie do bazy adresów elektronicznych. Od tego momentu urzędy, które mają adresy do e-Doręczeń, będą przesyłać twojej firmie korespondencję tylko elektronicznie, na adres wpisany do BAE.