Od 1 lutego 2026 roku w życie wchodzi długo zapowiadana rewolucja w rozliczeniach najmniejszych przedsiębiorców, osób prowadzących jednoosobowe działalności oraz freelancerów. KSEF, czyli Kancelaria Skarbowa w Formie Elektronicznej, staje się faktem. To nie tylko kolejny portal, ale fundamentalna zmiana w relacjach z fiskusem. Jeśli jesteś na ryczałcie, skali podatkowej lub prowadzisz działalność opodatkowaną liniowo, to zmiana dotyczy Ciebie bezpośrednio. Oto kluczowe kwestie, na które musisz zwrócić uwagę.
1. Czym właściwie jest KSEF?
KSEF to nie tylko miejsce do wysyłania deklaracji. To kompleksowa, cyfrowa przestrzeń, która zastąpi dotychczasowe konta podatnika (na e-Deklaracjach) oraz konta płatnika (na e-Usługach ZUS). Będzie to jeden, spójny punkt kontaktu z administracją podatkową i ZUS. W KSEF znajdziesz wszystkie swoje dane, dokumenty, będziesz składać deklaracje, opłacać należności oraz komunikować się z urzędem.
2. Kto musi przejść na KSEF?
Przejście jest obowiązkowe dla:
- Przedsiębiorców rozliczających się na zasadach:
- Podatkowej księgi przychodów i rozchodów (skala 12%/32%).
- Ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
- Karty podatkowej.
- Podatku liniowego.
- Płatników składek (czyli również dla siebie jako przedsiębiorcy).
Uwaga! Osoby rozliczające się wyłącznie z pracy najemnej (PIT-37) nie muszą aktywnie zakładać KSEF, ale będą mogły z niego korzystać.
3. Kalendarz migracji – kluczowa data 1 lutego 2026
- Od 1 stycznia 2026 r. rozpocznie się okres migracji danych. Będziesz mógł zalogować się do KSEF za pomocą konta Trusted Profile, e-dowodu lub bankowości elektronicznej, aby zweryfikować swoje dane.
- 1 lutego 2026 r. to tzw. „dzień zero”. Od tej daty wszystkie obowiązki podatkowe i składkowe realizujesz wyłącznie przez KSEF. Nie będzie już możliwości wysyłania deklaracji PIT czy ZUS przez stare portale (e-Deklaracje, PUE ZUS) w ramach nowych rozliczeń. Stare systemy pozostaną dostępne jedynie do spraw archiwalnych.
4. Na co zwrócić szczególną uwagę? Lista kontrolna
Aby przejście było płynne, zadbaj o te obszary:
a) Dostęp i logowanie
- Sprawdź swój profil zaufany (eGO) lub inną metodę logowania. To będzie klucz do KSEF. Jeśli go nie masz – załóż go zawczasu.
- Upewnij się, że masz aktywny, ważny adres e-mail w rejestrze CEIDG. Wszelkie komunikaty i potwierdzenia z KSEF będą trafiać właśnie tam.
b) Weryfikacja danych
- Po 1 stycznia 2026 zaloguj się do KSEF i skrupulatnie sprawdź przeniesione dane: swoje dane osobowe, dane firmy, numery NIP i REGON, historia rozliczeń. To ostatni moment na korekty ewentualnych błędów przed rozpoczęciem nowego rozliczenia.
c) Nowa organizacja pracy
- Zapomnij o e-Deklaracjach i PUE ZUS dla nowych obowiązków. Wszystkie deklaracje (PIT, VAT, ZUS) składasz w KSEF.
- Przygotuj się na jednolitą płatność. W KSEF będziesz mógł wygenerować jeden przelew łączący wszystkie należności podatkowe i składkowe (do US i ZUS) na konkretną datę. To ma ułatwić zarządzanie finansami.
- Śledź terminy w nowym systemie. Kalendarz podatkowy będzie dostępny w KSEF, ale warto samemu być czujnym, szczególnie na początku.
d) Komunikacja z urzędem
- Wszelka korespondencja urzędowa (decyzje, wezwania, potwierdzenia) będzie trafiać do Twojej skrzynki w KSEF. Będziesz musiał ją regularnie sprawdzać, tak jak maila! Nieodebranie pisma nie wstrzyma terminów.
- Będziesz mógł również sam inicjować kontakt z urzędem przez wewnętrzną wiadomość w systemie.
5. Korzyści i wyzwania
Korzyści:
- Jeden punkt obsługi – koniec z logowaniem na różne portale.
- Uproszczone płatności – jeden przelew zbiorczy.
- Pełna historia w jednym miejscu – przejrzystość i łatwiejsze analizy.
- Szybsza komunikacja – brak listów tradycyjną pocztą.
Wyzwania:
- Koniec z papierem i przyzwyczajeniami – konieczność nauki nowego interfejsu.
- Odpowiedzialność za odbiór korespondencji – obowiązek regularnego logowania.
- Ryzyko problemów technicznych na starcie – warto być przygotowanym i nie czekać z pierwszą deklaracją na ostatnią chwilę.
Podsumowanie
Wprowadzenie KSEF to największa zmiana od lat dla polskich mikroprzedsiębiorców. Klucz do sukcesu leży w przygotowaniu i proaktywnym podejściu. Nie czekaj do lutego 2026. Już teraz zadbaj o profil zaufany i aktualne dane w CEIDG. Na początku przyszłego roku poświęć czas na sprawdzenie swoich danych w nowym systemie. Pierwsze rozliczenia przez KSEF (np. za styczeń 2026) wykonaj z zapasem czasu, aby w razie problemów technicznych móc spokojnie szukać pomocy.
To krok w stronę nowoczesnej administracji – by był dla Ciebie szansą, a nie problemem, zaplanuj go odpowiednio wcześnie.
Biuro Rachunkowe Warszawa Ochota // Biuro Księgowe Warszawa Ochota // Księgowy Warszawa Ochota // Księgowość online
00-807 Warszawa, al. Jerozolimskie 96, Tel.:22 299 77 18 Mob.:(+48) 537 450 693 kontakt@linefinance.com.pl