Pojęcie dokumentacji pracowniczej obejmuje akta osobowe pracowników, a także pozostałą dokumentację w sprawach, które są związane ze stosunkiem pracy. Aktem prawnym określającym zakres, sposób i warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej jest Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Tego typu akt prawny powstaje zgodnie z art. 298(1) k.p.
Jak głosi art. 221 k.p.:
§ 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
1) adres zamieszkania;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
§ 4. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
§ 5. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia
Pracodawca jest zobowiązany do:
1. Założenia i prowadzenia dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika (dokumentacji pracowniczej).
2. Przechowywania oświadczeń oraz dokumentów z poszczególnych części akt osobowych pracownika w porządku chronologicznym oraz prowadzenia numeracji.
3. Dołączania do każdej części akt wykazu znajdujących się w danej części oświadczeń i aktów.
4. Prowadzenia (oddzielnie dla każdego pracownika) dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, która obejmuje:
• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:
– ewidencja czasu pracy,
– wnioski pracownika (dotyczące zwolnień od pracy w celu załatwienia spraw osobistych lub w związku z wychowywaniem dziecka, stosowania niestandardowych systemów pracy itp.),
– dokumenty związane m.in. ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych itp.,
– zgody pracownika opiekującego się dzieckiem na pracę w godzinach nadliczbowych, w trybie nocnym itp. oraz pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy itp.,
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
• kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• ewidencję przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.
5. Przekazania dokumentacji pracowniczej nowemu pracodawcy pracownika.
6. Zapewnienia odpowiednich warunków zabezpieczających dokumentację prowadzoną i przechowywaną zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.
7. Zapewnienia odpowiednich rozwiązań technicznych zapewniających dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji prowadzonej i przechowywanej w formie elektronicznej.
8. Przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem.